Déclarations : l’essentiel à savoir

La déclaration de salaires* est essentielle pour le calcul de vos cotisations. Vous devez y reporter l’ensemble des salaires et éléments assimilés versés à vos salariés, y compris les rémunérations des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et autres dirigeants versées au titre des tâches ressortant d’un emploi salarié effectif.

Pour en savoir plus sur ce qu’il faut déclarer et les exonérations, cliquez ici.

L’employeur peut user de la faculté donnée par l’article D. 3141-23 du Code du travail et assurer lui-même le service des congés des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du double respect des conditions de fond et des conditions de forme suivantes :

Conditions de fond :

1. Le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année.

2. Le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

Conditions de forme :

1. Lors de la conclusion du contrat, l’employeur doit informer la caisse de son intention de l’opposer en vertu des articles susvisés. Une copie du contrat doit être jointe.

2. L’employeur doit adresser, dans les huit jours suivant l’enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat par courrier recommandé.

À noter : ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Que faire lorsqu’un contrat opposé à la caisse Congés Intempéries BTP est rompu avant le terme d’une année ?

L’article D. 3141-23 alinéa 2 du Code du travail prévoit que, dans un tel cas, l’employeur doit verser rétroactivement à la caisse les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1^er avril).

Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse Congés Intempéries BTP et a lui-même payé les congés ?

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti, l’employeur a l’obligation d’effectuer les démarches d’opposition exposées ci-dessus. Dans le cas contraire, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse, au vu des articles D. 3141-23 du Code du travail et 3 du règlement intérieur.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

La caisse assume le paiement de toutes les charges liées aux indemnités de congés payés qu’elle verse.

Deux cas particuliers sont à prendre en compte :

Cotisations de retraite et prévoyance des ETAM et cadres

Selon le contrat souscrit par l'entreprise auprès de PROBTP — ou d'un autre organisme de protection sociale — les cotisations de retraite et prévoyance des ETAM et cadres peuvent ne pas être retenues directement au moment du paiement de l'indemnité de congé.

Pour ces entreprises dites en mode « déclaratif », ces cotisations donnent lieu à une régularisation de la part de l’employeur et sont remboursées par la caisse.

Pour connaître les déclarations à effectuer, rendez-vous ici.

Régularisation annuelle des cotisations de sécurité sociale

Cette régularisation est effectuée à chaque règlement pour les indemnités que la caisse verse au cours de l’année civile. Vous n’avez pas à tenir compte des indemnités réglées par la caisse pour effectuer votre propre régularisation.

Conformément à l'article D. 3141-30 et suivant (anciennement D. 732-6) du Code du travail, en cas de défaillance de l'employeur dans le paiement des cotisations, la Caisse verse au salarié l'indemnité de congés payés au prorata des périodes pour lesquelles les cotisations ont été payées, par rapport à l'ensemble de la période d'emploi accomplie pendant l'année de référence.

L'employeur défaillant demeure tenu par l'obligation de payer à la caisse l'ensemble des cotisations, majorations de retard et pénalités qui restent dues.

Après régularisation de la situation de l'employeur, la caisse verse au salarié le complément d'indemnité de congés payés dû.

Une entreprise qui n'emploie plus de salariés pendant plusieurs mois et qui, cependant, continue son activité, peut demander à la caisse de mettre son dossier « en sommeil ». Elle doit toutefois s'engager, par écrit, à signaler à la caisse toute nouvelle embauche.

La mise en sommeil suspend l'envoi des imprimés Déclaration de salaires.

En cas de cessation d'activité, l'entreprise doit le faire savoir à la caisse. Elle est tenue de lui adresser une photocopie de sa radiation du Registre du commerce ou du Répertoire des métiers. Elle doit continuer à fournir ses déclarations de salaires et à payer ses cotisations jusqu'à la date effective où elle cesse d'exercer sa profession.

Afin de vous tenir informé sur votre situation vis-à-vis de la caisse, vous pouvez consulter l’état de votre compte sur internet.

Pour les entreprises en situation comptable régulière, une attestation de mise à jour est automatiquement envoyée début janvier à l’entreprise.

Le certificat de régularité au 31 décembre est valable pour toute l’année civile qui suit.

Un seul exemplaire est établi. Il vous appartient d’en faire des photocopies en attestant sur l’honneur leur conformité à l’original.

Les certificats de régularité au 31 décembre édité deux ans avant, même s’ils ont été établis en fin d’année sont caducs dès le premier janvier.

Pour les marchés privés ou Qualibat, certification PGN, etc., la caisse délivre sur simple demande de votre part l’attestation de mise à jour si vous avez réglé l’ensemble des cotisations exigibles et en particulier celles dues au titre des congés payés et du chômage intempéries. La date de fin de validité est précisée sur l’attestation.

Bientôt, vous pourrez réaliser cette demande en ligne à partir du site Internet de la caisse.

Vous pouvez vous acquitter par virement direct à notre compte :

RIB Banque Populaire 

RIB Banque CIC 

Indiquez sur l'ordre de virement votre numéro d'adhérent.

Vous pouvez également payer vos cotisations par télérèglement depuis l'Espace Employeur de notre site internet tout en conservant le contrôle de vos paiements ou par chèque bancaire ou postal joint à la déclaration papier.

Le paiement des cotisations doit être effectué dans un délai maximum de 30 jours qui suit la période considérée, conformément à l'article 2 du règlement intérieur de la caisse.

Toutefois, si par suite de difficultés financières vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre déclaration. Dans ce cas, portez zéro dans la zone "Montant du versement".

Ne retardez pas pour autant l’envoi de votre déclaration

En premier lieu, si, par suite de difficultés financières, vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre déclaration. Dans ce cas, portez zéro dans la zone "Montant du versement".

Accompagnement

La priorité de la caisse étant toujours de trouver un règlement amiable, n’hésitez pas à prendre contact avec votre conseiller si vous connaissez des difficultés de paiement.

Pénalités et sanctions possibles

En application des dispositions prévues à l'article 6 du règlement intérieur, la caisse calcule des majorations de retard à raison de 1 % par mois de retard sur le total des cotisations obligatoires dues, tout mois commencé étant compté pour un mois entier.

Calculées chaque mois, les pénalités sont portées au débit du compte une fois par mois. Un courrier spécial est adressé.

Ces mêmes pénalités sont encourues par tout employeur tardivement affilié, pour le nombre de mois écoulés depuis la prise d'effet de l'affiliation.

La caisse poursuit le paiement des cotisations et des majorations dues par toutes voies de droit. Dans ce cas, tous les frais de recouvrement et d’exécution entrepris sont à la charge de l’adhérent défaillant, conformément aux dispositions de l'article 32 de la loi n° 91-650 du 9 juillet 1991.