L'essentiel à savoir

La caisse aura enregistré les dates de congés que vous avez transmises au moins un mois avant leur départ. Le paiement de leurs congés aura lieu quelques jours avant le départ indiqué.

Informez la caisse des nouvelles dates de congés de vos salariés par courriel, fax ou courrier si ces congés ne sont pas encore payés ou si ces changements modifient les droits au fractionnement.

En France, uniquement par virement bancaire.

A l'étranger, par virement international (joindre un relevé d'identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement est envoyée à vos salariés. Elle sert de justificatif de l'indemnité versée et doit être conservée au même titre qu'un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché quelques jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d'un mois pour tout paiement, suite à la réception des demandes de congés.

Aucun paiement n'est fait à l'accueil de la Caisse.

Ils percevront le montant correspondant au nombre de jours pris, quelques jours avant leur départ, à la condition que la demande de congés soit réalisée et que nous ayons en notre possession leur certificat bleu.

Vous devez faire part au mandataire ou au liquidateur judiciaire de votre adhésion à notre Caisse et de votre numéro d'affiliation. Celui-ci prendra contact avec nos services pour que nous lui indiquions la date jusqu'à laquelle nous prenons en charge le paiement des indemnités de congés (article D. 3141-31 du code du travail).

Vos salariés pourront également se rapprocher du mandataire ou liquidateur judiciaire pour le paiement du solde de leurs congés et du représentant des salariés qui, dans la plupart des cas, est désigné par les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes. Ce dernier pourra les conseiller, les assister ; l'état des créances salariales établi par le mandataire ou liquidateur judiciaires lui est soumis.

Vous devez en informer la caisse, en précisant ses nom, prénom, adresse, téléphone, courriel, date et lieu de naissance, code métier, qualification, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté dans la profession, horaire et taux horaire, s’il est tâcheron, s’il cotise à Pôle emploi et de quelle caisse de retraite il dépend. Vous pouvez créer votre nouveau salarié à partir de votre espace personnel sur le site Internet de la caisse. Vous devez joindre son RIB. Nous créons son dossier et nous vous envoyons une carte BTP à son nom. Un dossier complet facilite le paiement des congés.

Vos salariés doivent avoir travaillé au moins 10 jours ouvrables au cours de la période de référence. Si cette condition n'est pas remplie, ils doivent être titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée de moins d'un an : joindre, dans ce cas, au certificat bleu la photocopie du contrat correspondant pour bénéficier d'une indemnité compensatrice de congés.

Ils accumulent leurs droits du 1er avril d'une année au 31 mars de l'année suivante.

Vous devez remettre à vos salariés, au moins un mois avant leur départ en congés ou à leur départ définitif de l'entreprise, un certificat en deux parties :

• la partie bleue (partie gauche), document servant au calcul de leurs droits à congés et à leur paiement, qu'ils envoient à la caisse, signée, avec le cachet de votre entreprise et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation de la Caisse primaire d'assurance maladie pour accident de travail ou maladie professionnelle, RIB...) ;
• la partie grise (partie droite) qu'ils conservent (indispensable en cas de réclamation).

Vous pouvez vous charger de l'envoi du certificat bleu, après avoir fait signer cette partie au salarié et en lui ayant remis son exemplaire (partie grise).

Les dates de congé ne sont pas obligatoirement inscrites au bas du certificat ; vous pouvez les transmettre à la caisse par fax, courriel courrier ou en ligne sur le site Internet.

Si vous détenez les certificats, vous êtes légalement tenus de les compléter et de les remettre à vos salariés. Ceux-ci doivent transmettre leur certificat à la caisse au moins un mois avant leur départ en congés. Vous devez donc leur délivrer leur certificat avant ce délai.

Vous devez faire signer les certificats à vos salariés, nous retourner la partie bleue en ayant inscrit les dates de départ en congé et leur remettre la partie grise.

Il peut y avoir différentes causes :

• le salarié ouvrier a été malade : l'absence pour maladie non professionnelle n'ouvre pas droit à congés et l'entreprise n'a pas versé de compléments de salaires maladie ;
• le salarié a omis d’envoyer à la caisse un justificatif d'arrêt de travail pour accident de travail ou pour maladie professionnelle : dans ce cas, son envoi permettra de rectifier, le cas échéant, le calcul de son congé ;
• le salarié est en arrêt pour accident de travail ou maladie professionnelle depuis plus d'un an : dans ce cas, l'arrêt supérieur à un an n'est plus assimilable à du temps de travail pour le calcul des droits à congés.

Vers le 20 mars, vous recevez la Déclaration nominative annuelle (DNA), la table des métiers et la demande de congé collectif.

Avant le 30 avril, vous vérifiez et complétez la DNA. Vous conservez une photocopie et envoyez l'original à la caisse. Si vous optez pour la déclaration en ligne sur notre site internet, veuillez ne pas remplir et ne pas retourner la version "papier".

Quand la caisse a reçu et validé votre DNA, elle vous envoie les certificats. Attention, vous recevez les certificats après l'envoi de votre DNA et, à la condition d'être à jour au minimum d'un trimestre ou d'un mois de cotisations pour la période de référence (1er avril-31 mars suivant).

En posant les dates de congé sur le site Internet de la caisse, celle-ci déclenchera leur paiement, même s’ils ne sont pas encore en possession des certificats de congés.

A partir de mai, les attestations de paiement sont envoyées à vos salariés, une dizaine de jours avant leur départ en congés.

En octobre et en janvier, vous recevez les fiches navettes de vos salariés pour mettre à jour les informations et fixer les dates des soldes de congés. Vous avez également pour les soldes de congés la possibilité d'utiliser le site Internet pour poser les dates de congé de vos salariés.

Vous devez vous rapprocher des services de la caisse au plus vite.

Si vous n'êtes pas à jour d'au moins un trimestre ou un mois de la période de financement des congés considérés (2e trimestre N-1 au 1er trimestre N), la caisse ne peut vous remettre de certificats congés. Vous devez régulariser au préalable votre situation au plus tôt.

Vous demandez à la caisse le formulaire « Demande de certificat pour salarié sorti » que vous retournez dûment rempli. La caisse édite un certificat-congés (sous réserve de la situation comptable envers votre entreprise). Vous le remettez à votre salarié lors de son départ.

Votre salarié doit nous transmettre la partie bleue à partir du mois de mai qui suit la date de son départ (début de la période de paiement des congés par la caisse).

La caisse règle les congés par anticipation dans les seuls cas de décès, départ en retraite, départ définitif à l'étranger, retour à l'école.

Indiquez à la caisse les dates de départ de vos salariés sur le site internet, rubrique « les congés de mes salariés > faire une demande de congés » Vous pouvez également utiliser les coupons se trouvant au bas des attestations de paiement délivrées à vos salariés.

Vous pouvez dans tous les cas adresser un mél, un courrier ou un fax précisant les nouvelles dates de congé de vos salariés.

A partir du 15 mars, vous recevez la Déclaration nominative annuelle (DNA), la table des métiers et la demande de congé collectif.

Avant le 23 avril, vous vérifiez et complétez la DNA. Vous conservez une photocopie et envoyez l'original à la caisse. Si vous optez pour la déclaration en ligne sur notre site internet, veuillez ne pas remplir et ne pas retourner la version "papier".

Quand la caisse a reçu et validé votre DNA, elle vous envoie les certificats. Attention, vous recevez les certificats après l'envoi de votre DNA et, à la condition d'être à jour au minimum d'un trimestre ou d'un mois de cotisations pour la période de référence (1er avril-31 mars suivant).

En posant les dates de congé sur le site Internet de la caisse, celle-ci déclenchera leur paiement, même s’ils ne sont pas encore en possession des certificats de congés.

A partir de mai, les attestations de paiement sont envoyées à vos salariés, une dizaine de jours avant leur départ en congés.

En octobre et en janvier, vous recevez les fiches navettes de vos salariés pour mettre à jour les informations et fixer les dates des soldes de congés. Vous avez également pour les soldes de congés la possibilité d'utiliser le site Internet pour poser les dates de congé de vos salariés.

Vous devez avoir justifié d'au moins 10 jours de travail effectif au cours de la période de référence du 1er avril d’une année au 31 mars de l’année suivante, durant laquelle vous accumulez vos jours de congés.

Si cette condition n’est pas remplie, vous devez être titulaire d’un contrat de travail à durée déterminée de moins d’un an : joindre, dans ce cas, la photocopie du contrat correspondant pour bénéficier d’une indemnité compensatrice de congés, accompagnée de votre certificat bleu.

Un jour de congé est attribué pour 10 jours ouvrables de travail. Un deuxième jour est attribué pour 20 jours ouvrables de travail.

Au-delà, le droit à congé est égal à 2,5 jours ouvrables par mois complet, période de 4 semaines ou par tranche de 150 heures de travail.

Sont pris en compte comme temps de travail :

• 75 % des heures de chômage intempéries, à la condition que les arrêts de travail pour cause d’intempéries aient été déclarés à la caisse (dans le cas contraire, les sommes payées au salarié au titre du chômage-intempéries sont assimilées à du salaire, tant par la caisse que par l’URSSAF) ;
• les accidents du travail ou la maladie professionnelle, dans la limite d’un an maximum à compter de la date de l’accident ou de la maladie professionnelle sur présentation de l'attestation de la CPAM mentionnant la date et le numéro de l'accident du travail et la période indemnisée ;
• les arrêts pour maternité ou adoption ;
• un forfait pour les congés de l’année précédente dans le BTP : 1 mois 6 jours pour les mensuels, ou 175 heures pour les salariés horaires (sur la base de 35 heures hebdomadaires). En cas d’horaire différent ou partiel, ce forfait horaire est modulé au prorata en fonction de l’horaire habituel du salarié ;
• la maladie non professionnelle et l’accident de trajet pour les Etam et Cadres sous certaines conditions.

Pour bénéficier de ces assimilations, il faut que le droit à congé soit ouvert et donc justifier d'un minimum de 10 jours effectifs ouvrables de travail.

L’employeur doit vous remettre, au moins un mois avant votre départ en congés ou à votre départ de l’entreprise, un certificat composé de deux parties détachables :

• la partie bleue (gauche), document indispensable au calcul de vos droits à congés et à son paiement, que vous envoyez à la Caisse, signée et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation CPAM pour accident du travail, RIB...)
• la partie grise (droite) que vous conservez (indispensable en cas de réclamation).

Pour que vos congés soient payés avant votre départ, vous devez retourner votre certificat (partie bleue) originaux au moins un moins avant cette date.

Si vous détenez plusieurs certificats bleus originaux (photocopies non valables) émanant de plusieurs entreprises, vous les envoyez à la caisse du dernier employeur au 31 mars, ou de celui qui vous a employé avant cette date. L’adresse de la caisse se situe au dos du certificat.

Si vous quittez votre entreprise après le 1er avril, vous adressez la partie bleue du certificat établi à partir de cette date à notre caisse en précisant votre situation (demandeur d'emploi, autre...) au dos du certificat.

En cas de départ à la retraite, de retour définitif à l'étranger, de retour à l'école..., nous procèderons au paiement immédiat sur présentation d'un justificatif.

En cas de contrat hors bâtiment, périodes d'intérims, de chômage, de démission ou fin de CDD sans inscription à Pôle emploi, le paiement sera effectué à partir du 1er mai 2012 sur présentation d'un justificatif de votre situation.

Vos congés sont calculés selon deux méthodes. C’est le calcul le plus avantageux pour vous qui est retenu :

• Méthode du régime général : 1/10 x (salaire total brut + montant du congé précédent)
• Méthode du régime Bâtiment : 5/50 x [Salaire horaire ou mensuel x temps de travail (ou assimilé) y compris le forfait correspondant au congé précédent].

Vous percevez le montant correspondant au nombre de jours pris quelques jours avant votre départ, à condition d’avoir envoyé à la caisse votre certificat au moins un mois avant votre départ.

La caisse règle les congés par anticipation dans les seuls cas de décès, départ en retraite,  départ définitif à l’étranger, retour à l'école.

Dans les autres cas (contrats hors bâtiment, périodes d'intérims, de chômage, démission ou licenciement ou fin de CDD sans inscription à Pôle emploi), le paiement est effectué à partir du 1er mai suivant.

Paiement des jours isolés

Afin de réduire le nombre d’attestations de paiement, les jours isolés sont payés le 25 du mois. Par exemple, le pont du 31 octobre 2011 est payé le 25 octobre 2011 s’il est posé au moins 10 jours avant par votre employeur.

Vous exercez entre le 1er mai de l’année 2012 et le 30 avril de l'année 2013 les congés que vous avez acquis durant la période du 1er avril de l’année 2011 au 31 mars de l'année 2012.

On définit par "jours ouvrables" tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et jours fériés légaux (à la charge de l'employeur). Le congé principal ne peut dépasser 24 jours ouvrables consécutifs. Il ne peut être inférieur à 12 jours ouvrables continus.

Exemple de période de congés du 9 au 23 juillet 2012 : sachant que le 14 juillet est férié, cette période correspond à 11 jours de vacances.

Cela peut correspondre à trois cas principaux :

1. Votre employeur est à jour de ses cotisations depuis peu. Dans ce cas, soit il détient le certificat et il est dans l’obligation légale de vous le remettre ; soit il ne détient pas le certificat et il doit se rapprocher de nos services au plus vite pour l’obtenir.
2. Votre employeur n’est pas à jour de ses cotisations. La Caisse ne peut lui remettre le certificat nécessaire. Votre employeur doit se rapprocher de nos services.
3. Il est possible qu’il soit trop tôt pour que votre employeur l’ait reçu. Il doit vous remettre votre certificat au moins un mois avant votre départ en congés ou à votre départ de l’entreprise si vous la quittez.

• Votre nouvel employeur devra vous accorder, avant le 30 avril qui suit votre embauche, le solde de vos congés de l’exercice en cours.
• Vous devez conserver le(s) certificat(s) relatif(s) aux périodes de travail effectuées entre le 1^er avril 2011 et le 31 mars 2012 et les adresser ensemble à la caisse de votre employeur au 31 mars 2012 lorsque votre employeur aura validé vos dates de départ pour les congés de l’exercice 2012 (à prendre entre le 1^er mai 2012 et le 31 mars 2013).

Adressez-nous les certificats de congé en votre possession avec votre contrat de travail (si vous êtes salarié) ou extrait KBis (si vous avez créé une entreprise).

Puisque vos congés à venir ne relèvent plus de ce régime, nous vous réglons vos droits à congés principaux et 5^e semaine de l’exercice en cours et à venir à partir du début de la période de référence.

Nous vous conseillons de prendre contact avec le mandataire ou liquidateur judiciaire : il s’agit de personnes nommées par le tribunal. Elles vous indiqueront la période de congé qui est prise en charge par la caisse et les documents à lui fournir le cas échéant pour le calcul du solde de vos congés.

Dans la plupart de cas, les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes désignent un représentant des salariés qui pourra vous conseiller ou vous assister ; l’état des créances salariales établi par le mandataire judiciaire lui est soumis.

La caisse attribue les congés « mère de famille » sur présentation des fiches d’état-civil correspondant aux enfants à charge. Est considéré comme étant à charge un enfant âgé de moins de quinze ans au 30 avril de l’année en cours et vivant au foyer.

Voici ci-dessous les conditions d’attribution des jours de congés supplémentaires pour mère de famille :

Votre employeur peut nous indiquer ces dates sur le site internet ; il peut également envoyer à la Caisse, un mél, un courrier ou un fax précisant vos nouvelles dates de congé.

Il suffit que votre employeur nous avertisse des modifications si vous n’avez pas encore été payé de vos congés et si ces modifications modifient votre droit au fractionnement.

En France, uniquement par virement bancaire (joindre un relevé d’identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement vous est envoyée. Elle sert de justificatif de l’indemnité versée et doit être conservée au même titre qu’un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché environ 10 jours avant le départ en congés.

La Caisse se réserve le délai d’un mois pour tout paiement, suite à la réception des certificats et fiches navettes.

Aucun paiement n’est fait à l’accueil.

Vous devez nous envoyer un relevé d’identité bancaire (RIB) ou un relevé d’identité de caisse d’épargne (RICE) seulement si :

• vous avez reçu un courrier de notre part vous le réclamant,
• vous avez changé de compte bancaire ou de caisse d’épargne depuis le dernier règlement de la caisse,
• vous n’avez pas encore communiqué vos références bancaires.

Si la caisse a connaissance de vos coordonnées bancaires, celles-ci sont imprimées sur votre certificat de congés.

Pour le meilleur traitement de votre dossier, il est recommandé de vérifier les informations mentionnées sur votre certificat :

• votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres) ;
• vos nom et prénom ;
• votre adresse ;
• votre période d’emploi (entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante) ;
• vos dates de départ en congés et le nombre de jours exercés ;
• vos coordonnées bancaires.

En cas d’erreur ou d’omission, vous devez le signaler à votre employeur, seul habilité à rectifier les informations inscrites sur votre certificat.

Si vous avez plusieurs certificats bleus en votre possession :

Vous devez grouper tous les certificats bleus et les adresser (suffisamment affranchis) à la caisse de votre dernier employeur au 31 mars dernier, ou du dernier employeur qui vous a occupé avant cette date.

Pièces à joindre dans certains cas :

• si votre certificat bleu comporte moins de 63 heures ou moins de 10 jours ouvrables de travail effectif : la photocopie du contrat à durée déterminée de moins d’un an ;
• si vous atteignez au 31 mars de cette année de congé 10 ans d’ancienneté dans la profession en qualité d’IAC ou ETAM et ne bénéficiez pas encore des 2 jours accordés pour ancienneté dans l’entreprise : les photocopies des certificats de travail de vos employeurs successifs ;
• si vos coordonnées bancaires nous sont inconnues ou ont changé : un nouveau RIB, en y mentionnant votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres).

Etant assimilée à un salaire, l'indemnité de congé constitue un revenu que la Caisse déclare à l'Administration Fiscale. Le bénéficiaire doit l'ajouter à ses salaires lors de sa déclaration de revenus.

Le montant net imposable de l'indemnité à déclarer au fisc est à relever sur l'attestation du dernier règlement effectué par la Caisse avant le 31 décembre. Ce montant correspond au cumul de tous les règlements effectués au cours de l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre

Adressez-nous :

• un justificatif d’inscription à Pôle emploi : nous vous réglons le solde de vos congés de l’exercice en cours,
• le(s) certificat(s) concernant l’exercice suivant : comme décrit ci-dessus, vous devez conserver et regrouper ceux remis par d’autres entreprises du BTP jusqu’au 31 mars.

Si vous êtes toujours sans emploi au mois d’avril : vous devrez nous renvoyer ces certificats joints à un justificatif de votre inscription à cette date à Pôle emploi.

Le délai de carence

Quand un salarié est privé d'emploi, Pôle emploi applique systématiquement un premier délai de carence de 7 jours et un deuxième pour le nombre de jours correspondant aux congés qui vous sont dus mais non encore payés. Il vous reviendra de prendre contact avec cet organisme pour lui fournir tout justificatif de nature à permettre d'établir précisément cette période de carence (certificats-congés, attestations de paiement...).