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Paiement des congés

A savoir / A faire

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Dois-je distribuer les certificats à mes salariés ?

Si vous détenez les certificats, vous êtes légalement tenus de les compléter et de les remettre à vos salariés.

 Si vous avez des salariés sortis en cours d’exercice,  conservez une copie de leurs certificats.

Que faire si les dates des congés de mes salariés sont modifiées ?

Toute modification du nombre de jours effectivement pris par rapport aux dates communiquées à la caisse doit nous être impérativement signalée. Notamment dans les cas suivants :
• Absence pour congés d’une durée différente de celle initialement prévue,
• Congés non pris du fait d’un arrêt pour maladie, accident de travail ou maternité,
• Congés sans solde accolés au congé légal.

Quand mes salariés vont-ils percevoir le montant de leurs congés payés ?

Ils percevront le montant correspondant au nombre de jours demandés, quelques jours avant leur départ, à condition que la demande de congés ait été réalisée dans les délais et que nous ayons en notre possession toutes les pièces nécessaires.

Que faire si je n'ai pas reçu les certificats de mes salariés ?

Nous vous invitons à vous rapprocher des services de la caisse.

Pourquoi un salarié ouvrier présent dans l'effectif toute l'année ne perçoit-il pas les 5 semaines de congés ?

Il peut y avoir différentes causes :

  • le salarié ouvrier a été malade : l'absence pour maladie non professionnelle n'ouvre pas droit à congés et réduit en conséquence la durée des congés ;
  • le salarié a omis d’envoyer à la caisse un justificatif d'arrêt de travail pour accident de travail ou pour maladie professionnelle : dans ce cas, son envoi permettra de rectifier, le cas échéant, le calcul de son congé ;
  • le salarié est en arrêt pour accident de travail ou maladie professionnelle depuis plus d'un an : dans ce cas, l'arrêt supérieur à un an n'est plus assimilable à du temps de travail pour le calcul des droits à congés ;
  • le salarié a eu des absences non assimilées par la loi à du travail effectif pour le calcul de la durée du congé, comme un congé sans solde ou un congé sabbatique.

Le salarié qui quitte l'entreprise a-t-il droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse règle l’indemnité compensatrice de congés payés  dans les cas suivants : décès, départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude et, dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus).  Dans tous les cas, un justificatif devra être adressé à la caisse.

Que faire en cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou liquidation judiciaire ?

Vous devez faire part au mandataire ou au liquidateur judiciaire de votre adhésion à notre caisse et de votre numéro d'affiliation. Celui-ci prendra contact avec nos services pour que nous lui indiquions la date jusqu'à laquelle nous prenons en charge le paiement des indemnités de congés (article D. 3141-31 du code du travail).

Vos salariés pourront également se rapprocher du mandataire ou liquidateur judiciaire pour le paiement du solde de leurs congés et du représentant des salariés qui, dans la plupart des cas, est désigné par les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes. Ce dernier pourra les conseiller, les assister ; l'état des créances salariales établi par le mandataire ou liquidateur judiciaires lui est soumis.

Que faire lors du départ de l'un de mes salariés ?

Vous déclarez le départ de votre salarié à la caisse, soit directement en ligne sur votre espace sécurisé, soit en remplissant le document téléchargeable sur le site Internet.

Vous pouvez aussi réclamer à votre caisse le formulaire de demande de certificat pour salarié débauché. Vous le remettez à votre salarié à l'occasion de son départ.

Votre salarié doit nous transmettre la partie du certificat à retourner à la caisse à partir du mois de mai qui suit la date de son départ (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l'autre partie du certificat.

Comment sont réglés les congés payés ?

En France, uniquement par virement bancaire.

A l'étranger, par virement international (joindre un relevé d'identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement est envoyée à vos salariés. Elle sert de justificatif de l'indemnité versée et doit être conservée au même titre qu'un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché quelques jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d'un mois pour tout paiement, suite à la réception des demandes de congés.

Aucun paiement n'est fait à l'accueil de la Caisse.

Comment demander le paiement des congés de mes salariés ?

Vous devez remettre à vos salariés, au moins un mois avant leur départ en congés ou à leur départ définitif de l'entreprise, un certificat en deux parties :

  • la partie bleue (partie gauche), document servant au calcul de leurs droits à congés et à leur paiement, qu'ils envoient à la caisse, signée, avec le cachet de votre entreprise et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation de la Caisse primaire d'assurance maladie pour accident de travail ou maladie professionnelle, RIB...) ;
  • la partie grise (partie droite) qu'ils conservent (indispensable en cas de réclamation).

 

Vous pouvez vous charger de l'envoi du certificat bleu après avoir fait signer cette partie au salarié et en lui ayant remis son exemplaire (partie grise).

Les dates de congé ne sont pas obligatoirement inscrites au bas du certificat ; vous pouvez les transmettre à la caisse par fax, courriel courrier ou en ligne sur le site Internet.

Comment utiliser la Déclaration nominative annuelle (DNA) ?

A partir du 15 mars, vous recevez la Déclaration nominative annuelle (DNA), la table des métiers et la demande de congé collectif.

Avant le 23 avril, vous vérifiez et complétez la DNA. Vous conservez une photocopie et envoyez l'original à la caisse. Si vous optez pour la déclaration en ligne sur notre site internet, veuillez ne pas remplir et ne pas retourner la version "papier".

Quand la caisse a reçu et validé votre DNA, elle vous envoie les certificats. Attention, vous recevez les certificats après l'envoi de votre DNA et, à la condition d'être à jour au minimum d'un trimestre ou d'un mois de cotisations pour la période de référence (1er avril-31 mars suivant).

En posant les dates de congé sur le site Internet de la caisse, celle-ci déclenchera leur paiement, même s’ils ne sont pas encore en possession des certificats de congés.

A partir de mai, les attestations de paiement sont envoyées à vos salariés, une dizaine de jours avant leur départ en congés.

 

En octobre et en janvier, vous recevez les fiches navettes de vos salariés pour mettre à jour les informations et fixer les dates des soldes de congés. Vous avez également pour les soldes de congés la possibilité d'utiliser le site Internet pour poser les dates de congé de vos salariés.

Suite à l'envoi du certificat, comment avertir la Caisse des prochains départs de mes salariés ?

Indiquez à la caisse les dates de départ de vos salariés sur le site internet, rubrique « les congés de mes salariés > faire une demande de congés » Vous pouvez également utiliser les coupons se trouvant au bas des attestations de paiement délivrées à vos salariés.

Vous pouvez dans tous les cas adresser un mél, un courrier ou un fax précisant les nouvelles dates de congé de vos salariés.

A quelles conditions mon droit à congé est-il ouvert ?

Vous devez avoir accompli un temps de travail effectif au cours de la période de référence du 1er avril d’une année au 31 mars de l’année suivante.

Comment calculer la durée de mes congés ?

Le droit à congé est égal à 2,5 jours ouvrables par mois complet, période de 4 semaines ou 24 jours de travail ou par tranche de 150 heures de travail.

Sont pris en compte comme temps de travail :

  • 75 % des heures de chômage intempéries, à la condition que les arrêts de travail pour cause d’intempéries aient été déclarés à la caisse ;
  • les accidents du travail et de trajet ou la maladie professionnelle, dans la limite d’un an maximum à compter de la date de l’arrêt sur présentation de l'attestation de la CPAM mentionnant la date et le numéro de l'accident du travail et la période indemnisée ;
  • les arrêts pour maternité ou adoption ;
  • un forfait représentant les congés de l’année précédente dans le BTP ;
  • la maladie non professionnelle pour les Etam et Cadres sous certaines conditions ;
  • le chômage partiel.

Pour bénéficier de ces assimilations, il faut que le droit à congé soit ouvert.

Comment se définissent les jours ouvrables ?

On définit par « jours ouvrables » tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et jours fériés légaux (à la charge de l’employeur).

Vous exercez entre le 1er mai de l’année 2013 et le 30 avril de l’année 2014  les congés que vous avez acquis durant la période du 1er avril de l'année 2012 au 31 mars de l'année 2013.

Exemple

 Pour des vacances du 5 au 24 août 2013, sachant que le 15 août est férié, cette période correspond à 17 jours de congés ouvrables.

Le jour de solidarité peut-il être posé en jour de congé ?
Avec l’accord de votre employeur, vous pouvez poser un jour de congé payé ou un jour de congé conventionnel (ancienneté) lors de la journée de solidarité. Dès lors que les dates de congés sont décidées, votre employeur ne peut exiger que vous reveniez effectuer la journée de solidarité. Elle est dès lors décomptée en jour de congé payé.
En revanche, votre employeur ne peut vous imposer de prendre une journée de congé à la date de la journée de solidarité.
Vous pouvez également poser un jour de repos lié à l’aménagement du temps de travail (à condition que vous puissiez librement choisir une partie de ces jours de RTT).

Rappels :
La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (article L.3141-17 du code du travail).
Le congé légal, s’il ne dépasse pas 12 jours, doit être pris en continu.

 

Quand mes indemnités de congés sont-elles payées ?

Vous percevez le montant correspondant au nombre de jours pris quelques jours avant votre départ en congés, à condition que la caisse soit préalablement en possession des informations nécessaires dans les délais prescrits.

Comment calculer mes indemnités de congés ?

Vos congés sont calculés selon deux méthodes. C’est le calcul le plus avantageux pour vous qui est retenu :

  • Méthode du régime général : 1/10 x (salaire total brut de la période de référence + montant du congé précédent)
  • Méthode du régime Bâtiment : 1/10 x [Salaire horaire ou mensuel x temps de travail (ou assimilé) de la période de référence, y compris le forfait correspondant au congé précédent].

Mon employeur est-il tenu de me donner mon certificat ?

Votre employeur est légalement tenu de vous remettre, avant votre départ en congé ou à la date de rupture de votre contrat, un certificat en double exemplaire qui vous permettra de justifier de vos droits à congé envers la caisse d’affiliation de votre dernier employeur (article D3141-34 du code du Travail).

Le congé « mère de famille »

La caisse attribue les congés « mère de famille » sur présentation d'une copie du livret de famille. Est considéré comme étant à charge un enfant âgé de moins de quinze ans au 30 avril de l’année en cours et vivant au foyer.

Voici ci-dessous les conditions d’attribution des jours de congés supplémentaires pour mère de famille :

Moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédant le congé

2 jours par enfant à charge, sans limitation. Ce droit peut être réduit à 1 jour par enfant à charge si le congé annuel légal acquis sur la période est inférieur ou égal à 6 jours.

Plus de 21 ans  au 30 avril de l'année précédant le congé

2 jours par enfant à charge. Le total des jours de congé est limité à 30 jours y compris les jours de mère de famille.

 

 

J’entre dans une autre entreprise du BTP

  • Votre nouvel employeur devra vous accorder, avant le 30 avril qui suit votre embauche, le solde de vos congés de l’exercice en cours.
  •  Pour la période suivante (débutant le 1er mai suivant votre embauche), votre dossier sera traité par la caisse de votre nouvel employeur lorsque celui-ci aura validé vos dates de départ pour les congés de cet exercice.

Paiement des congés : c'est la caisse de votre employeur au 31 mars de l'année en cours qui règle les congés.

Important : si votre précédent employeur dépend d’une autre caisse métropolitaine, veuillez transmettre le(s) certificat(s) émis par cette caisse à celle dont dépend votre nouvel employeur.

Je quitte le secteur du BTP et/ou je crée mon entreprise

Puisque vos congés à venir ne relèvent plus de ce régime, nous vous réglons vos droits à congés acquis pour l’exercice en cours et à venir sur présentation de votre certificat de congés et/ou d’une demande de paiement accompagné(e) du justificatif correspondant à votre situation :
— le justificatif d'une activité professionnelle hors BTP, si vous êtes salarié
— l’inscription à la chambre des métiers ou l’extrait Kbis si vous avez créé une entreprise.

Je quitte mon entreprise : ai-je droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse vous règle l’indemnité compensatrice de congé payé dans les cas suivants : décès, départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude et dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus). Dans tous les cas, vous devez fournir un justificatif de votre situation.

Mon entreprise est en procédure de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire

Nous vous conseillons de prendre contact avec le mandataire ou liquidateur judiciaire : il s’agit de personnes nommées par le tribunal. Elles vous indiqueront la période de congé qui est prise en charge par la caisse et les documents à lui fournir le cas échéant pour le calcul du solde de vos congés.

Dans la plupart des cas, les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes désignent un représentant des salariés qui pourra vous conseiller ou vous assister ; l’état des créances salariales établi par le mandataire judiciaire lui est soumis.

Comment demander le paiement de mes congés ?

L’employeur doit vous remettre, au moins un mois avant votre départ en congés ou à votre départ de l’entreprise, un certificat composé de deux parties détachables :

  • la partie bleue (gauche), document indispensable au calcul de vos droits à congés et à son paiement, que vous envoyez à la Caisse, signée et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation CPAM pour accident du travail, RIB...)
  • la partie grise (droite) que vous conservez (indispensable en cas de réclamation).

Pour que vos congés soient payés avant votre départ, vous devez retourner votre certificat (partie bleue) originaux au moins un moins avant cette date.

Si vous détenez plusieurs certificats bleus originaux (photocopies non valables) émanant de plusieurs entreprises, vous les envoyez à la caisse du dernier employeur au 31 mars, ou de celui qui vous a employé avant cette date. L’adresse de la caisse se situe au dos du certificat.

Si vous quittez votre entreprise après le 1er avril, vous adressez la partie bleue du certificat établi à partir de cette date à notre caisse en précisant votre situation (demandeur d'emploi, autre...) au dos du certificat.

En cas de départ à la retraite, de retour définitif à l'étranger, de retour à l'école..., nous procèderons au paiement immédiat sur présentation d'un justificatif.

En cas de contrat hors bâtiment, périodes d'intérims, de chômage, de démission ou fin de CDD sans inscription à Pôle emploi, le paiement sera effectué à partir du 1er mai 2012 sur présentation d'un justificatif de votre situation.

Comment recevoir le montant de mes congés payés ?

En France, uniquement par virement bancaire (joindre un relevé d’identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement vous est envoyée. Elle sert de justificatif de l’indemnité versée et doit être conservée au même titre qu’un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché environ 10 jours avant le départ en congés.

La Caisse se réserve le délai d’un mois pour tout paiement, suite à la réception des certificats et fiches navettes.

Aucun paiement n’est fait à l’accueil.

Comment bien préparer mon dossier ?

Pour le meilleur traitement de votre dossier, il est recommandé de vérifier les informations mentionnées sur votre certificat :

  • votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres) ;
  • vos nom et prénom ;
  • votre adresse ;
  • votre période d’emploi (entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante) ;
  • vos dates de départ en congés et le nombre de jours exercés ;
  • vos coordonnées bancaires.

En cas d’erreur ou d’omission, vous devez le signaler à votre employeur, seul habilité à rectifier les informations inscrites sur votre certificat.

Si vous avez plusieurs certificats bleus en votre possession :

Vous devez grouper tous les certificats bleus et les adresser (suffisamment affranchis) à la caisse de votre dernier employeur au 31 mars dernier, ou du dernier employeur qui vous a occupé avant cette date.

Pièces à joindre dans certains cas :

  • si votre certificat bleu comporte moins de 63 heures ou moins de 10 jours ouvrables de travail effectif : la photocopie du contrat à durée déterminée de moins d’un an ;
  • si vous atteignez au 31 mars de cette année de congé 10 ans d’ancienneté dans la profession en qualité d’IAC ou ETAM et ne bénéficiez pas encore des 2 jours accordés pour ancienneté dans l’entreprise : les photocopies des certificats de travail de vos employeurs successifs ;
  • si vos coordonnées bancaires nous sont inconnues ou ont changé : un nouveau RIB, en y mentionnant votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres).

    Comment déclarer mes indemnités de congé ?

    Etant assimilée à un salaire, l'indemnité de congé constitue un revenu que la Caisse déclare à l'Administration Fiscale. Le bénéficiaire doit l'ajouter à ses salaires lors de sa déclaration de revenus.

    Le montant net imposable de l'indemnité à déclarer au fisc est à relever sur l'attestation du dernier règlement effectué par la Caisse avant le 31 décembre. Ce montant correspond au cumul de tous les règlements effectués au cours de l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre

    Je suis sans emploi

    Adressez-nous :

    • un justificatif d’inscription à Pôle emploi et le formulaire de demande de paiement d'une indemnité compensatrice complété (à télécharger ici) : nous vous réglons le solde de vos congés de l’exercice en cours ;
    • le(s) certificat(s) concernant l’exercice suivant : vous devez conserver et regrouper ceux remis par d’autres entreprises du BTP jusqu’au 31 mars.

    Si vous êtes toujours sans emploi au mois d’avril : vous devrez nous renvoyer ces certificats joints à un justificatif de votre inscription à cette date à Pôle emploi.

    Le délai de carence

    Quand un salarié est privé d'emploi, Pôle emploi applique systématiquement un premier délai de carence de 7 jours et un deuxième pour le nombre de jours correspondant aux congés qui vous sont dus mais non encore payés. Il vous reviendra de prendre contact avec cet organisme pour lui fournir tout justificatif de nature à permettre d'établir précisément cette période de carence (certificats-congés, attestations de paiement...).

    Que faire si mes dates de départ en congé sont modifiées ?

    Il suffit que votre employeur nous avertisse des modifications si vous n’avez pas encore été payé de vos congés et si ces modifications modifient votre droit au fractionnement.

    Quand dois-je envoyer un RIB ?

    Vous devez nous envoyer un relevé d’identité bancaire (RIB) ou un relevé d’identité de caisse d’épargne (RICE) seulement si :

    • vous avez reçu un courrier de notre part vous le réclamant,
    • vous avez changé de compte bancaire ou de caisse d’épargne depuis le dernier règlement de la caisse,
    • vous n’avez pas encore communiqué vos références bancaires.

    Si la caisse a connaissance de vos coordonnées bancaires, celles-ci sont imprimées sur votre certificat de congés.

    Suite à l’envoi de mon premier certificat, comment avertir la caisse de mes congés suivants ?

    Votre employeur peut nous indiquer ces dates sur le site internet ; il peut également envoyer à la Caisse, un mél, un courrier ou un fax précisant vos nouvelles dates de congé.

    Memento Congés 2014

    Formalités

    Les congés sont réglés aux salariés au fur et à mesure qu'ils sont pris, entre le 1er mai et le 30 avril.

    Les exemplaires bleu et blanc du "certificat bleu " doivent être remis au salarié:

    • soit un mois avant la date prévue pour le premier départ en congé même s'il s'agit d'un jour isolé.
    • soit au moment de son départ définitif de l'entreprise, quelle qu'en soit la cause,

    Pour obtenir le paiement de ses différentes périodes de congé, le salarié doit adresser à la Caisse :

    • l'exemplaire bleu de son "certificat-demande de congé" un mois avant son premier départ en congé ;
    • la "demande de congé" - détachable de la dernière attestation de paiement - pour les périodes de congé ultérieures non mentionnées sur le "certificat bleu ".
      Comme toute demande de congé, celle-ci doit comporter : la signature, le cachet de l'entreprise ainsi que le numéro d'adhésion de l'employeur qui établit la demande de congé.

    Le salarié doit conserver l'exemplaire blanc comme pièce justificative.

    Le congé pouvant être pris en une seule fois ne peut dépasser 24 jours ouvrables. La Caisse est donc tenue de respecter cette limite lors de ses paiements.

    Les règlements sont effectués avant la date prévue pour chaque départ.

    Télécharger un exemplaire de demande de congés

    Mode de paiement

    Le règlement des indemnités congés est effectué par virement bancaire.

    Le salarié doit joindre un relevé d'identité bancaire à sa demande de congé. Ses indemnités congés lui seront alors réglées sans qu'il soit utile d'adresser à chaque demande de congé un nouveau relevé d'identité bancaire, sauf si ses coordonnées bancaires ont changé.

    Le document adressé au salarié se décompose en deux parties :

    L’attestation de paiement qui représente la feuille de paie du congé.

    Comme tout bulletin de salaire, il répondra à toute demande des employeurs ou des organismes sociaux. Cette attestation de paiement permet également au salarié d'être informé :

    • de ses droits à congés
    • du nombre de jours réglés
    • du nombre de jours demandés et en attente
    • du nombre de jours non demandés restant à prendre

    Elle comporte dans sa partie haute, le nombre de jours de congés réglés.

    Cette attestation est à conserver, aucun duplicata ne sera délivré.

    Le formulaire de "demande de congés" à remettre à l'employeur qui comporte :

    un "état des droits" à congé du salarié destiné à l'employeur et qui indique :

    • les droits à congé,
    • les jours réglés, dans la partie basse, une "demande de congés" à compléter par l'employeur.

    L'entreprise doit signer, apposer son cachet et indiquer son numéro d'adhésion sur cet imprimé, et le remettre dûment rempli au salarié qui doit l'adresser à la Caisse un mois avant la date de départ du congé demandé.

    Prescription du paiement d'un congé

    L'article L. 3245-1 du Code du Travail fixe à trois ans le délai de prescription en matière salariale. Cette règle s'applique également à l'indemnité de congé qui a le caractère d'un salaire.

    En conséquence, toute demande de paiement de congé relative à un exercice antérieur de plus de trois ans ne peut être acceptée.